Segurança de dados na Contabilidade: práticas essenciais para proteger clientes
A digitalização de documentos contábeis tornou o trabalho mais ágil, mas também aumentou a exposição a riscos cibernéticos.
Por que o setor é alvo?
A contabilidade concentra dados sensíveis: informações financeiras, fiscais, societárias e pessoais de colaboradores e sócios.
Boas práticas recomendadas
- Uso de nuvem segura com certificações de proteção
- Contas com autenticação em duas etapas
- Backup diário e testes de recuperação
- Política de senhas fortes e troca periódica
- Controle de permissões por função (quem acessa o quê)
Treinamento contínuo
A maior parte das falhas ocorre por erro humano. Treinar a equipe é tão importante quanto a tecnologia.
Segurança não é diferencial: é obrigação. Escritórios preparados evitam perdas financeiras e danos à reputação.
Regime de trabalho híbrido e remoto: impactos para escritórios de contabilidade
A adoção do trabalho híbrido ou totalmente remoto trouxe novas oportunidades e também novos desafios para escritórios de contabilidade.
A comunicação entre áreas precisa ser clara e organizada. Ferramentas de gestão de tarefas e reuniões periódicas ajudam a manter alinhamento e entrega.
Compliance e segurança da informação
Com colaboradores atuando de diferentes locais, é fundamental:
- Controle de acessos
- Autenticação segura
- Políticas de confidencialidade
- Ferramentas em nuvem
- Backup constante
Benefícios do modelo
- Mais flexibilidade
- Redução de custos estruturais
- Atração e retenção de talentos
O regime híbrido é sustentável e eficiente quando acompanhado de processos bem definidos, tecnologia e cultura de responsabilidade.
TRANSFORMANDO COLABORADORES EM EMBAIXADORES DA MARCA: GARANTINDO SEGURANÇA E CONFORMIDADE
No cenário digital atual, empresas reconhecem o valor de envolver colaboradores como embaixadores da marca nas redes sociais. Essa estratégia amplia o alcance e confere autenticidade à comunicação corporativa. No entanto, é fundamental que as organizações implementem processos e políticas que assegurem a conformidade legal e protejam tanto a empresa quanto seus funcionários.
Desenvolvimento de Políticas de Uso de Redes Sociais
Estabelecer diretrizes claras sobre o uso das redes sociais é essencial. Essas políticas devem delinear o que é considerado uso aceitável, os tipos de conteúdo apropriados para compartilhamento e as restrições necessárias. Além disso, é crucial comunicar as possíveis consequências do uso inadequado. O artigo 444 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) permite que as empresas estabeleçam tais políticas, desde que não contrariem direitos fundamentais dos trabalhadores.
Treinamento e Conscientização dos Colaboradores
Oferecer treinamentos regulares capacita os funcionários a utilizarem as redes sociais de forma responsável e alinhada aos valores da empresa. Esses programas devem abordar as melhores práticas de comunicação digital, a importância da confidencialidade das informações e os riscos associados ao compartilhamento inadequado de dados.
Consentimento para Uso de Imagem
Ao utilizar imagens ou depoimentos de funcionários em materiais promocionais ou nas redes sociais, é imprescindível obter consentimento explícito. Isso demonstra respeito à privacidade dos colaboradores e assegura conformidade com a legislação vigente. O uso indevido de imagens pode acarretar implicações legais e afetar negativamente a reputação da empresa.
Monitoramento Ético das Atividades Online
Embora seja importante acompanhara representação da empresa nas redes sociais, o monitoramento deve ser realizado de maneira ética e respeitosa. Focar em conteúdos que impactam diretamente o ambiente de trabalho ou a reputação corporativa é fundamental, evitando invasões à vida pessoal dos colaboradores.
Estabelecimento de Canais de Comunicação Interna
Criar canais eficazes de comunicação interna permite que os colaboradores esclareçam dúvidas e recebam orientações sobre a atuação como embaixadores da marca. Isso fortalece o alinhamento entre a equipe e assegura que todos estejam cientes das expectativas e responsabilidades associadas.
Conclusão
Transformar colaboradores em embaixadores da marca é uma estratégia poderosa que pode amplificar a presença e a reputação da empresa no mercado. No entanto, para que essa abordagem seja bem-sucedida e sustentável, é fundamental que as organizações implementem políticas claras e processos robustos que garantam a conformidade legal e a proteção de todas as partes envolvidas. Ao estabelecer diretrizes precisas, oferecer treinamentos adequados e promover uma cultura de comunicação aberta e ética, as empresas não apenas potencializam o engajamento de seus funcionários, mas também fortalecem sua imagem institucional de maneira segura e eficaz.
Fonte: Business Informativos.
CONTROLE DE PONTO DIGITAL: O QUE DIZ A NOVA REGULAMENTAÇÃO?
O controle de ponto sempre foi uma questão fundamental para empresas e trabalhadores, garantindo a transparência no registro da jornada de trabalho. Com a evolução tecnológica e as novas regulamentações trabalhistas, o ponto digital tornou-se uma realidade cada vez mais presente nas empresas. Mas quais são as mudanças recentes na legislação e como as empresas devem se adaptar para evitar problemas e penalidades?
O Que é o controle de ponto digital?
O controle de ponto digital refere-se ao registro eletrônico da jornada de trabalho dos funcionários, substituindo os antigos livros de ponto e registros manuais. Com ele, empresas conseguem acompanhar com precisão os horários de entrada, saída e intervalos dos colaboradores, minimizando fraudes e erros.
Existem diferentes tipos de controle de ponto digital:
REP (Registrador Eletrônico de Ponto):
Equipamento físico regulamentado pelo Ministério do Trabalho.
Sistema Alternativo Eletrônico: Softwares aprovados que permitem o registro por meio de aplicativos e plataformas online.
Reconhecimento Facial e Biometria: Tecnologias que garantem mais segurança na autenticação do funcionário.
O que diz a nova regulamentação?
A legislação trabalhista passou por diversas atualizações nos últimos anos, incluindo normas sobre o uso de ponto digital e eletrônico. Entre as mudanças mais relevantes, destacam-se:
Obrigatoriedade do Arquivo Eletrônico: Empresas que utilizam ponto digital devem manter registros completos e armazenados por pelo menos cinco anos.
Acesso do Trabalhador ao Registro: O funcionário deve ter acesso ao seu próprio histórico de ponto, garantindo mais transparência.
Proibição de Alteração dos Dados: Os registros eletrônicos não podem ser modificados, garantindo integridade e confiabilidade nas informações.
Validade de Sistemas Alternativos: A legislação permite o uso de sistemas digitais alternativos desde que cumpram os requisitos de segurança e integridade dos dados.
Adequação ao Trabalho Remoto e Híbrido :
Empresas que adotam o home office precisam garantir que o controle de ponto continue sendo feito de maneira eficaz e confiável.
Quem precisa adotar o ponto digital?
A legislação exige que todas as empresas com mais de 20 colaboradores façam o controle formal da jornada de trabalho. Com as mudanças recentes, a adoção de sistemas digitais tornou-se a solução mais eficiente e segura para atender essa exigência legal. No entanto, empresas menores também podem se beneficiar do uso dessas ferramentas para uma gestão mais eficaz do tempo de trabalho de seus colaboradores.
Quais são os benefícios para empresas e colaboradores?
O uso do ponto digital traz diversas vantagens tanto para os empregadores quanto para os trabalhadores:
•Redução de Erros: Menos falhas no cálculo da folha de pagamento e controle mais preciso das horas extras.
•Maior Segurança Jurídica: Com os registros eletrônicos, a empresa evita passivos trabalhistas e processos judiciais.
•Praticidade e Automação: Registros em tempo real e acesso remoto facilitam a gestão de RH.
•Transparência e Confiabilidade: Funcionários podem consultar seus horários e evitar divergências com a empresa.
•Facilidade na Fiscalização: Empresas que utilizam sistemas modernos podem fornecer dados rapidamente para auditorias trabalhistas.
Consequências para empresas que não se adequarem
O não cumprimento da legislação pode resultar em multas e penalidades trabalhistas, além de abrir espaço para ações judiciais por parte dos colaboradores. A fiscalização do Ministério do Trabalho está cada vez mais rigorosa quanto ao controle de jornada, especialmente em casos de trabalho remoto e híbrido, onde o ponto digital se tornou essencial. Empresas que não mantêm registros adequados podem enfrentar processos por pagamentos indevidos de horas extras, descumprimento de jornada e outras irregularidades.
Como implementar um sistema de controle de ponto digital?
Para garantir conformidade com a lei e otimizar a gestão de jornada, é fundamental que as empresas escolham um sistema de ponto eletrônico que atenda aos requisitos da legislação.
Algumas dicas incluem:
Optar por um sistema homologado pelo Ministério do Trabalho.
Garantir que os funcionários tenham acesso ao registro de ponto.
Manter backups e relatórios atualizados para evitar problemas em fiscalizações.
Capacitar a equipe de RH para gerenciar corretamente o novo sistema.
Escolher soluções que permitam o registro de ponto em diferentes dispositivos, facilitando o controle da jornada em regimes de trabalho híbrido e remoto.
Dicas para uma gestão eficiente do ponto digital
Além de adotar um sistema confiável, algumas práticas podem melhorar a gestão da jornada de trabalho e evitar problemas futuros:
Definir políticas claras para registro de ponto e horas extras.
Manter um canal aberto para que os colaboradores possam relatar inconsistências.
Realizar auditorias periódicas nos registros de ponto para verificar conformidade.
Garantir que os gestores acompanhem a frequência dos funcionários e ajustem escalas quando necessário.
Conclusão
O controle de ponto digital é uma ferramenta indispensável para a gestão eficiente da jornada de trabalho, trazendo mais segurança jurídica para as empresas e transparência para os colaboradores. Com as novas regulamentações, é essencial que os empregadores adotem soluções modernas e confiáveis para evitar penalidades e melhorar a administração do tempo de trabalho.
Diante das mudanças constantes na legislação, é recomendável que as empresas contem com o suporte de profissionais especializados na área contábil e trabalhista para garantir que estejam sempre em conformidade com as exigências legais e evitar problemas futuros.
Fonte: Business Informativos.
CONSELHO DE MEDICINA LANÇA PLATAFORMA PARA VALIDAÇÃO E CONSULTA DE ATESTADOS MÉDICOS
O Conselho Federal de Medicina (CFM) anunciou o Atesta CFM, uma plataforma online que vai oferecer à sociedade serviços gratuitos de validação e chancela de atestados médicos emitidos no País. Com isso, a Autarquia cria mecanismos efetivos para combater fraudes e outras irregularidades na emissão desses documentos.
A decisão beneficia médicos, que contarão com a proteção do seu ato profissional; os trabalhadores, que terão a certeza de os atestados que portam foram assinados por médicos de fato; e as empresas, que poderão detectar irregularidades em documentos que foram entregues, mas são fraudulentos.
O Atesta CFM integrará diferentes bancos de dados, de forma segura e com total respeito às regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), possibilitando a emissão, validação e verificação de atestados médicos. Entre as ações decorrentes, o médico será notificado de todos os documentos emitidos em seu nome e CRM, os trabalhadores poderão verificar o seu histórico de atestados e as empresas e empregadores terão a chance de verificar a veracidade dos atestados entregues.
Resolução
A plataforma está regulamentada por meio da Resolução CFM n.º 2.382/24, encaminhada em 5 de setembro para o Diário Oficial da União. A partir de agora, a ferramenta já está disponível para que médicos, empregadores e trabalhadores conheçam o seu fluxo de funcionamento. Em novembro, os médicos já poderão emitir documentos pelo Atesta CFM. Após 180 dias da publicação, todos os atestados médicos deverão ser emitidos ou validados pela ferramenta criada pelo Conselho Federal de Medicina.
Poderão ser emitidos quaisquer tipos de atestado, como os de saúde ocupacional, afastamento, acompanhamento e, inclusive, a homologação de atestados pela medicina do trabalho. A criação da ferramenta responde a uma necessidade da sociedade em geral, que sofre as consequências de inúmeras fraudes nesse processo de emissão de atestados médicos. Não são raros os casos de documentos adulterados ou falsificados, com o uso de informações de profissionais sem autorização.
Funcionamento
Como órgão regulador da prática médica no Brasil, o CFM tem o registro de todos os médicos brasileiros e a prerrogativa de determinar e fazê-los cumprir suas normas. Foi com base nessa premissa que o CFM aprovou a Resolução CFM n.º 2.382/2024, que dispõe sobre a emissão e o gerenciamento de atestados médicos físicos e digitais em todo o território nacional, e criou o Atesta CFM.
A plataforma trará agilidade e praticidade para o ecossistema do trabalho. O trabalhador não precisará entregar o atestado pessoalmente na empresa, eliminando o risco de perda do documento. Basta que ele autorize o médico a enviá-lo pelo sistema, conforme prevê a Lei Geral de Proteção de Dados. Com isso, o empregador receberá automaticamente o documento digital. Sem esse aval, o empregado terá de levar o atestado na forma física, em mãos, mas impresso em formulário que atende os requisitos do sistema.
O Atesta CFM também funcionará como uma espécie de prontuário digital do trabalhador, no que diz respeito aos atestados médicos. Por meio da ferramenta, será possível acessar todos os documentos desse tipo emitidos no nome de uma pessoa, os quais poderão ser localizados por especialidade, diagnóstico, hospital ou clínica onde foi realizado o atendimento, período ou nome do médico.
Para usar o Atesta CFM, o médico precisará acessar o site e preencher seus dados. Depois da autenticação, poderá emitir documentos na plataforma, inclusive os Atestados de Saúde Ocupacional (ASO), medicina do trabalho e saúde, comparecimento e acompanhamento.
Finalmente, a Plataforma Atesta CFM promoverá ainda mais agilidade, organização e segurança na gestão dos atestados médicos pelas empresas. A automação promoverá a redução de custos com armazenamento de documentos e pagamento de benefícios concedidos a colaboradores indevidamente ausentes, bem como permitirá às equipes de Recursos Humanos direcionar foco para outras tarefas.
Fonte: Business Informativos.
